Idegesít a bürokrácia? 10+1 tipp Németországban munkát vállalóknak
El lehetett volna kerülni a felesleges többletköltségeket, és a véget nem érő hivatali levelezést, ha időben beküldésre kerülnek a releváns információk. Sokszor látok ilyen esetet.
Velem is előfordult már Németországban, hogy azt hittem, beleőszülök, mire elintéződik egy hivatalos ügy. Szép számmal tudok beszámolni olyan esetekről is, amikor a gyors és rugalmas ügyintézésnek köszönhetően hamar végeztünk.
Megértem, hogy sokakat már a papírmunka szó hallatán is kiráz a hideg. Nem mindenki születik “aktakukacnak”. Én akkor pánikolok, ha valamiért “kopog” az autó, meg amikor víz csorog ki a mosógép ajtaján. (Ekkor lép a férjem a tettek mezejére.)
Számomra a bürokrácia akkor idegesítő, ha egy beküldött levélre nem kapok választ, illetve, ha felhívom a hivatalt/illetékes ügyintézőt, s hiába hivatkozom a konkrét ügyiratszámra, “csak általánosságban adhatnak információt”.
Németországban ilyet nem nagyon tapasztaltam,. (Kivételek persze lehetnek. A hivatalnokok is emberek, becsúszhat a hiba.)
A rendszer úgy tartható fenn, hogy az “ügyfél” részéről is együttműködést kérnek. (Törvényileg is szabályozott az együttműködési kötelezettség.)
Összeszedtem néhány tippet, ami segíthet a német bürokráciában való eligazodáshoz:
1. Ha hivatalos levél érkezik, reagálj rá.
Akkor is, ha nem tudod a választ. Lehet, hogy csak időre van szükséged, hogy kiderítsd a kért információkat. Írd meg, hogy kb. mikorra fogod beküldeni a választ. Az ügyintéző ezáltal értesítve van, és fel is fogja jegyezni, hogy hol áll az ügy. A “nem tudom” is válasz. Valami reakció menjen be. (Nyilván ezt azért fejtsd ki, hogy miért nem tudod stb.)
2. Ha nem érzed elegendőnek a nyelvtudásodat, kérd fordító vagy tolmács segítségét.
Hidd el, több idegeskedést és többletköltséget okoz, ha a levél megválaszolatlanul marad, mintha kifizeted a fordító díját.
3. “Félek, hogy hibásan töltöm ki az adatlapot”.
Megértelek, de a legnagyobb hibát akkor követed el, ha a félelemre hivatkozva inkább a fiók mélyén landol a levél. Az adatlapokat sokszor csak segítségül küldik ki. Ha kitöltöd, a hivatal biztos megkapja a releváns infókat, de az adatlap kitöltése nélkül, egy sima levélben is elküldheted az adatokat. (Ügyintézés jellegétől függően előfordulhat természetesen, hogy kötelező az adatlap.)
Ha nem tudod, hogy esetedben melyik az illetékes hivatal: küldd be egy szerinted “kb illetékesnek”. Hivataltól ill. az adott ügy jellegétől függően továbbítják az illetékes helyre, vagy kapsz egy választ, hogy hova küldd be az adott kérvényt, levelet, bármit.
4. Ha bizonytalan vagy a kitöltendő adatokkal kapcsolatban: hagyd üresen azt a részt. Amiben biztos vagy, azt töltsd ki. Ha az üresen hagyott rész az esetedben releváns, az ügyintéző vissza fog kérdezni. Ha úgy érzed, hogy van még olyan információ, ami fontos lehet az ügy szempontjából, de nincs rá lehetőség a lapon, hogy beírd: egy külön lapra lejegyezve is beküldheted. Előfordulhat olyan is, hogy valamit pl. hibásan ikszeltél be, de az adatlapot egészében nézve egyértelmű, hogy mire gondoltál. Ilyenkor az ügyintéző megint csak tudja, hogy miről van szó.
5. A formai követelmények alapvetően rugalmasak, de van néhány dolog, ami mégis elengedhetetlen. Ha pl. hiányzik a kérvényről az aláírás, visszaküldi a hivatal. Hidd el, nem extrán téged akarnak idegesíteni vele, meg van kötve a kezük. Írd alá, küldd vissza, el van intézve.
6. Értesítsd a hivatalt a körülményeidben történt változásról.
Pl. a bank nem fog automatikusan értesülni a lakcímváltozásról. Ha német családi pótlékot kapsz, itt különösen fontos, hogy minden érdemi változásról szóljon az ember, anélkül, hogy a hivatal rákérdezne.
7. Ha időpontot kaptál egy hivatalnál, de nem tudsz elmenni: mondd le, szólj, hogy tudja az ügyintéző, mi a helyzet. (Ha külön nem kérik, indokolni sem kell. Lényeg, hogy nem tudsz menni. Persze ne élj vissza a bizalmukkal!)
8. Ha hazaköltözöl Magyarországra:
- jelentkezz ki a német lakcímedről,
- szólj a betegbiztosítónak, hogy már nem laksz Németországban,
- értesítsd a hivatalokat, akikkel kapcsolatban álltál a hazaköltözésről (pl. családi pótlék),
- adj meg elérhetőséget, amin keresztül az esetlegesen felmerülő kérdések esetén megtalálnak
A betegbiztosítás terén nagyon fontos a folyamatosság = mindig legyen valahol betegbiztosításod.. Ha nem szólsz a betegbiztosítónak, hogy már Magyarországon vagy biztosított, akkor nem tudják, hogy mi van veled, és minden hónapra követelni fogják tőled az adott járulékot. Néhány hónap alatt jelentős követelés gyűlhet össze!
9. Előfordulhat, hogy hibás információk kerülnek a rendszerbe. Szólj, hogy gubanc van, és az állításodat támaszd alá valamilyen igazolással. Lehet ez egy hivatalos irat, egy levelezés, bármi.
10. Ha esetleg fizetési felszólítás érkezik: reagálj!
Akkor is, ha pillanatnyilag nem tudod kifizetni a teljes követelt összeget. Kérj részletfizetést. Jelezd, hogy az egészet nem, de egy részét rögtön át tudod utalni. Mutass fizetési hajlandóságot. Szólj, hogy kicsit most összejöttek a dolgaid, de igyekszel. Tisztában vannak vele az emberek, hogy ilyen előfordulhat, de, ha nem értesíted az illetékes személyt, akkor csak a késedelmi kamat, az idegeskedés, és a kilátástalanság nő.
10+1: Az illetékes ügyintézőnek is lehet rossz napja, megbetegedhet a gyereke, összeveszhet a párjával. Természetesen van egy bizonyos határ, és zavarhat, ha épp morog, vagy késik a válasz, de lehet, hogy a fenti dolgok okozzák.
Nem állítom, hogy a fenti tanácsok betartásával minden megoldódik, de valamennyi idegeskedést meg tud magának spórolni az ember.
Tetszett az írás? A blog Facebook oldalán további érdekes tartalmakat találsz.
Bloglovinon is követhetsz.
Velem is előfordult már Németországban, hogy azt hittem, beleőszülök, mire elintéződik egy hivatalos ügy. Szép számmal tudok beszámolni olyan esetekről is, amikor a gyors és rugalmas ügyintézésnek köszönhetően hamar végeztünk.
Megértem, hogy sokakat már a papírmunka szó hallatán is kiráz a hideg. Nem mindenki születik “aktakukacnak”. Én akkor pánikolok, ha valamiért “kopog” az autó, meg amikor víz csorog ki a mosógép ajtaján. (Ekkor lép a férjem a tettek mezejére.)
Számomra a bürokrácia akkor idegesítő, ha egy beküldött levélre nem kapok választ, illetve, ha felhívom a hivatalt/illetékes ügyintézőt, s hiába hivatkozom a konkrét ügyiratszámra, “csak általánosságban adhatnak információt”.
Németországban ilyet nem nagyon tapasztaltam,. (Kivételek persze lehetnek. A hivatalnokok is emberek, becsúszhat a hiba.)
A rendszer úgy tartható fenn, hogy az “ügyfél” részéről is együttműködést kérnek. (Törvényileg is szabályozott az együttműködési kötelezettség.)
Összeszedtem néhány tippet, ami segíthet a német bürokráciában való eligazodáshoz:
1. Ha hivatalos levél érkezik, reagálj rá.
Akkor is, ha nem tudod a választ. Lehet, hogy csak időre van szükséged, hogy kiderítsd a kért információkat. Írd meg, hogy kb. mikorra fogod beküldeni a választ. Az ügyintéző ezáltal értesítve van, és fel is fogja jegyezni, hogy hol áll az ügy. A “nem tudom” is válasz. Valami reakció menjen be. (Nyilván ezt azért fejtsd ki, hogy miért nem tudod stb.)
2. Ha nem érzed elegendőnek a nyelvtudásodat, kérd fordító vagy tolmács segítségét.
Hidd el, több idegeskedést és többletköltséget okoz, ha a levél megválaszolatlanul marad, mintha kifizeted a fordító díját.
3. “Félek, hogy hibásan töltöm ki az adatlapot”.
Megértelek, de a legnagyobb hibát akkor követed el, ha a félelemre hivatkozva inkább a fiók mélyén landol a levél. Az adatlapokat sokszor csak segítségül küldik ki. Ha kitöltöd, a hivatal biztos megkapja a releváns infókat, de az adatlap kitöltése nélkül, egy sima levélben is elküldheted az adatokat. (Ügyintézés jellegétől függően előfordulhat természetesen, hogy kötelező az adatlap.)
Ha nem tudod, hogy esetedben melyik az illetékes hivatal: küldd be egy szerinted “kb illetékesnek”. Hivataltól ill. az adott ügy jellegétől függően továbbítják az illetékes helyre, vagy kapsz egy választ, hogy hova küldd be az adott kérvényt, levelet, bármit.
4. Ha bizonytalan vagy a kitöltendő adatokkal kapcsolatban: hagyd üresen azt a részt. Amiben biztos vagy, azt töltsd ki. Ha az üresen hagyott rész az esetedben releváns, az ügyintéző vissza fog kérdezni. Ha úgy érzed, hogy van még olyan információ, ami fontos lehet az ügy szempontjából, de nincs rá lehetőség a lapon, hogy beírd: egy külön lapra lejegyezve is beküldheted. Előfordulhat olyan is, hogy valamit pl. hibásan ikszeltél be, de az adatlapot egészében nézve egyértelmű, hogy mire gondoltál. Ilyenkor az ügyintéző megint csak tudja, hogy miről van szó.
5. A formai követelmények alapvetően rugalmasak, de van néhány dolog, ami mégis elengedhetetlen. Ha pl. hiányzik a kérvényről az aláírás, visszaküldi a hivatal. Hidd el, nem extrán téged akarnak idegesíteni vele, meg van kötve a kezük. Írd alá, küldd vissza, el van intézve.
6. Értesítsd a hivatalt a körülményeidben történt változásról.
Pl. a bank nem fog automatikusan értesülni a lakcímváltozásról. Ha német családi pótlékot kapsz, itt különösen fontos, hogy minden érdemi változásról szóljon az ember, anélkül, hogy a hivatal rákérdezne.
7. Ha időpontot kaptál egy hivatalnál, de nem tudsz elmenni: mondd le, szólj, hogy tudja az ügyintéző, mi a helyzet. (Ha külön nem kérik, indokolni sem kell. Lényeg, hogy nem tudsz menni. Persze ne élj vissza a bizalmukkal!)
8. Ha hazaköltözöl Magyarországra:
- jelentkezz ki a német lakcímedről,
- szólj a betegbiztosítónak, hogy már nem laksz Németországban,
- értesítsd a hivatalokat, akikkel kapcsolatban álltál a hazaköltözésről (pl. családi pótlék),
- adj meg elérhetőséget, amin keresztül az esetlegesen felmerülő kérdések esetén megtalálnak
A betegbiztosítás terén nagyon fontos a folyamatosság = mindig legyen valahol betegbiztosításod.. Ha nem szólsz a betegbiztosítónak, hogy már Magyarországon vagy biztosított, akkor nem tudják, hogy mi van veled, és minden hónapra követelni fogják tőled az adott járulékot. Néhány hónap alatt jelentős követelés gyűlhet össze!
9. Előfordulhat, hogy hibás információk kerülnek a rendszerbe. Szólj, hogy gubanc van, és az állításodat támaszd alá valamilyen igazolással. Lehet ez egy hivatalos irat, egy levelezés, bármi.
10. Ha esetleg fizetési felszólítás érkezik: reagálj!
Akkor is, ha pillanatnyilag nem tudod kifizetni a teljes követelt összeget. Kérj részletfizetést. Jelezd, hogy az egészet nem, de egy részét rögtön át tudod utalni. Mutass fizetési hajlandóságot. Szólj, hogy kicsit most összejöttek a dolgaid, de igyekszel. Tisztában vannak vele az emberek, hogy ilyen előfordulhat, de, ha nem értesíted az illetékes személyt, akkor csak a késedelmi kamat, az idegeskedés, és a kilátástalanság nő.
10+1: Az illetékes ügyintézőnek is lehet rossz napja, megbetegedhet a gyereke, összeveszhet a párjával. Természetesen van egy bizonyos határ, és zavarhat, ha épp morog, vagy késik a válasz, de lehet, hogy a fenti dolgok okozzák.
Nem állítom, hogy a fenti tanácsok betartásával minden megoldódik, de valamennyi idegeskedést meg tud magának spórolni az ember.
Tetszett az írás? A blog Facebook oldalán további érdekes tartalmakat találsz.
Bloglovinon is követhetsz.
A blog írója a "Rólam" fül alatt lapul
✉️ Ha szeretnél írni nekem, itt találod az elérhetőségeket
Megjegyzések
Megjegyzés küldése